Fortnox och webbshop – ordrar rakt in i bokföringen

Vad en Fortnox-koppling gör i vardagen

Utan koppling lever webbshoppen och bokföringen i två världar. Varje order ska föras in i Fortnox för hand, kunduppgifter skrivs av och lagersaldot i butiken stämmer inte med det som finns på hyllan. Det går så länge det kommer fem ordrar i veckan. Vid femtio ordrar om dagen blir det ett heltidsjobb med inbyggd felrisk.

Fortnox har ett öppet API (dokumenterat på developer.fortnox.se) som låter webbshoppen och Fortnox prata direkt med varandra. Vi bygger kopplingen så att informationen flödar åt det håll som passar er verksamhet:

Vilka rader som behövs avgör vi tillsammans. En liten butik klarar sig ofta med ordrar och kunder, medan en butik med många artiklar och flera försäljningskanaler behöver lagersaldot styrt från Fortnox.

Så går det till

1. Genomgång av ert Fortnox-konto. Vi tittar på kontoplan, momskoder, artikelregister och hur ni fakturerar i dag.
2. Beslut om flöden. Vilket system äger artiklarna? Ska ordrar bli fakturor direkt eller först order? Hur hanteras frakt och rabatter?
3. Behörighet. Ni godkänner kopplingen i ert eget Fortnox-konto. Inloggningar och nycklar stannar hos er.
4. Uppsättning i testmiljö. Vi kör ordrar med olika momssatser, rabattkoder, fraktsätt och betalsätt.
5. Avstämning med er eller er redovisningskonsult. Ni ser att verifikationerna hamnar rätt innan vi slår på kopplingen skarpt.
6. Lansering och uppföljning. De första dagarna följer vi varje order som går över.

Fallgropar vi planerar för

• Artikelnummer som inte matchar. Om samma produkt har olika nummer i butiken och i Fortnox blir varje synk ett lotteri. Vi städar upp och sätter en regel innan kopplingen startar.
• Varianter. En tröja i fem storlekar är en produkt i webbshoppen men ofta fem artiklar i Fortnox. Det måste mappas rätt.
• Frakt och avgifter. Frakt behöver en egen artikel och rätt moms, annars blir summorna fel.
• Returer och krediteringar. Vi bestämmer hur en retur i webbshoppen ska synas i Fortnox, så att den inte glöms bort.
• Utlandsförsäljning. Försäljning till andra länder kan kräva andra momsregler. Det stämmer vi av med den som sköter er redovisning.

Checklista inför kopplingen

Ju bättre ordning det är i Fortnox innan vi börjar, desto snabbare och billigare blir arbetet. Gå igenom de här punkterna tillsammans med den som sköter er bokföring:

• Har varje produkt ett unikt artikelnummer, och är det samma nummer som i webbshoppen?
• Finns det en artikel för frakt och en för eventuella avgifter, med rätt moms?
• Vilka betalsätt används i butiken, och vilket konto ska varje betalsätt bokas mot?
• Ska kunder i webbshoppen skapas som nya kunder i Fortnox, eller samlas på en gemensam kund för privatpersoner?
• Vem på företaget får ett meddelande om en order inte går över?
• Hur ska rabattkoder och presentkort synas i bokföringen?

Det är frågor som tar en halvtimme att besvara men som annars dyker upp efter lansering, när det är mer bråttom. Vi skickar listan i förväg och går igenom svaren på vårt första möte. Sköter en extern redovisningskonsult er bokföring bjuder vi gärna in hen till avstämningen.

Vad som ingår och vad som inte ingår

I priset ingår kartläggning, uppsättning av kopplingen, mappning av konton och momskoder, test och lansering. Vi väljer en beprövad kopplingslösning när den räcker och bygger en egen när ert flöde kräver det.

Det här ingår inte:

• Er Fortnox-licens och eventuella tilläggsmoduler, som betalas direkt till Fortnox
• Bokföringsrådgivning – den ger er redovisningskonsult
• Rensning av ett stort artikelregister med många dubbletter (prissätts innan, 525 kr/tim)

Pris och paket

Fortnox-kopplingen kostar från 4 950 kr som fristående tjänst. I paketet Tillväxt ingår den redan, tillsammans med upp till 300 produkter, e-postflöden och Drift Plus. Det gör Tillväxt till det naturliga valet för en butik som har kommit förbi startfasen och vill slippa manuell administration. Jämför upplägget på paketen eller räkna på er butik i priskalkylatorn.

Har ni ett annat affärssystem än Fortnox, eller vill ni koppla in lager och PIM, läs om affärssystem och e-handel. Bygger ni butiken från början väljer ni plattform först – se WooCommerce och Shopify.

När kopplingen är på plats

En fungerande Fortnox-koppling märks mest genom att den inte märks. Ordrar dyker upp i bokföringen, lagersaldot stämmer och kvällarna går inte åt till att skriva av siffror. Om något stoppar, till exempel för att en artikel saknas i Fortnox, får ni ett tydligt felmeddelande i stället för en tyst lucka. Med ett driftavtal bevakar vi kopplingen åt er och rättar felet, ofta innan någon på kontoret har hunnit se det. Läs mer om drift och support.